האמת המרה על שיחות הערכה

במרבית הארגונים מנהלים נדרשים לקיים שיחות הערכה עם הכפיפים הישירים שלהם מידי שנה. בחלק גדול מהמקרים אירוע זה נתפס על ידי שני הצדדים כמשימה שיש לסמן עליה וי במקרה הטוב, או כאירוע שמעורר אי נחת, מבוכה וחרדה במקרים אחרים.

גם ההשפעה של שיחות אלו על הביצועים העסקיים מוטלת בספק רב. מחקר של פרופ' אבי קלוגר מהאוניברסיטה העברית הראה כי ב-38% מהמקרים שיחות הערכה פוגמות בביצועים של העובדים ומחקר של מכון גאלופ הראה כי רק 14% מהעובדים ציינו כי שיחות הערכה מעוררות בהם השראה ומוטיבציה לשיפור.

בשנים האחרונות מנהלים וארגונים החלו לתהות מדוע עליהם לבצע פרוטוקול זה ולשאול האם שיחות הערכה באמת עוזרות ללשפר את היחסים ואת התוצאות הארגוניות? בחלק גדול מהמקרים התשובה היתה "לא", וזאת עוד מבלי לשקלל את עלות שעות העבודה שמושקעות בביצוע שיחות אלו. האם המשמעות של כך שיש להחליף שגרה ארגונית זאת במשהו חדש לגמרי?

מדוע שיחות הערכה מסורתיות גורמות לנזק ביותר משליש מהמקרים?

המחקר מצביע על הסיבות הבאות:

1. מנהלים לא נותנים משוב באופן תדיר ורציף לעובדיהם, כך שבזמן שהעובד זוכה לשבח או לתיקון ההתנהגות, הנושאים כבר לא רלוונטיים והשיחה מרגישה מיותרת ומלאכותית. למעשה, כמעט מחצית מהעובדים טוענים, כי הם זוכים לקבל משוב מהמנהל שלהם פחות מפעמיים בשנה.

2. מרבית המנהלים לא עברו הכשרה בניהול שיחות הערכה, שיחות משוב או שיחות פיתוח אישי, מה שמייצר שיח מלאכותי, הגורם לעובד להרגיש, כי הוא משוחח עם אדם שונה לגמרי מהמנהל שהוא מכיר.

3. מנהלים מנסים להשיג בשיחה הערכה שנתית אחת מספר רב של דברים כגון: דיון שכר, הערכה לקראת קידום, מתן משוב וכלים לצמיחה או שימוע לשיחת פיטורין. בנוסף, ריבוי ההגנות המשפטיות והצורך בתיעוד השיחות לפרוטוקול מוסיף מורכבות נוספת לסאבטקס הרווי גם כך בשיחות אלו. נקודת פתיחה טובה לשיפור שיחות הערכה, דרך אגב, היא לפצל את ריבוי נושאים אלו לשיחות נפרדות, למשל להפריד בין שיחת שכר לשיחות הערכה, או בין שיחות משמעת לשיחות פיתוח אישי.

איך משנים את המצב?

בשנים האחרונות מספר חברות בוחנות שיטות חדשניות לקיום שיחות הערכה, חלקם אף הכחידו אותם בכלל. חלק מהשיטות עובדות טוב יותר וחלק פחות, וחסר עוד מידע מבוסס לגבי שיחות אלטרנטיביות אלו, אבל יש כמה תובנות שכדאי לאמץ. מה שהוכח מחקרית הוא, כי הנכוחות של ארגונים לשינוי ולגמישות, הוא מרכיב מרכזי בשיפור שיחות הערכה, לצד ההבנה שאין פורמט אחד שמתאים לכל המקרים ומה שעובד עם עובדי קו ייצור שונה לא בהכרח עובד עם מהנדסי תוכנה. המגמה הכללית היא ברורה: יש צורך לפשט להגמיש את שיחות הערכה ולהתאימה לסוג העבודה, לחוזקותיו ולאישיותו של העובד.

ממצאים נוספים מראים כי הכשרה של מנהלים בביצוע שיחת בעלות משמעות בתדירות גבוהה, משמרת את רמת המחוברות והתוצאות. מנהל טוב, ממש כמו מאמן טוב, מסוגל לראות גם את נקודת המבט של העובד ולחפש מהם החוזקות של העובד, מה חשוב לו, מה המטרות שלו. הכשרה אפקטיבית מלמדת מנהלים לראות את האדם מעבר לתפוקות המספריות שלו.

כאשר עובדים מתוגמלים לשים את עצמם לפני הקולגות שלהם ולפני הלקוחות זה מטפח חמדנות ותחרות לא בריאה. שיטת הערכה טובה מתגמלת עובדים על סיוע לאחרים להשיג את מטרותיהם ומענישה על פרזיטיות. יחד עם זאת רק 22% מהעובדים מסכימים, כי מנגנוני התגמול והתמרוץ הארגוניים מעודדים אותם לפעול לטובת הארגון.

שאלה חשובה שעליכם לשאול את עצמכם בארגון, היא מי מתקדם בארגון זה ומדוע? האם אלו האנשים שעוזרים לאחרים להצליח, או אלו ששמים את עצמם לפני הצוות, ולפעמים גם לפני הלקוחות? נכון, אנו לא רוצים לקחת דברים באופן מוגזם מידי לקצה השני ולדכא את המוטיבציות האישיות לרמה של פיזור אחריות ובינוניות .אבל מרבית הארגונים יעשו בחכמה אם יוסיפו לשיחות הערכה יעדים צוותים ויעדים של שירות לקחות.

אופן ביצוע שיחת המשוב היא פחות חשובה כאשר מנהלים יודעים כיצד לקיים שיחה רגילה ומועילה עם העובדים שלהם באופן תדיר. אם שיחות הערכה מתקיימות רק פעמים אחדות בשנה, סיכוי נמוך שהן תהינה משמעותיות, בעוד, שכאשר מתקיים תהליך משוב רציף וכן, ובשיחת העובד שומע סיכום של מה ששמע לאורך כל השנה, שיחת הערכה הופכת למעוררת מוטיבציה ופחות מלאכותיות. מכון גאלופ מצא, שכאשר מנהלים מקיימים שיחת משוב שבועית, חברי הצוות מרגישים כי הם זוכים לקבל משוב משמעותי, בעלי מוטיבציה לעשות עבודה יוצאת דופן ותחושת מחוברות גבוהה לארגון.

המנהלים הטובים ביותר הם אדריכלים של שיחות הערכה אפקטיביות. הם יוצרים רגעים בהם מתרחש דיאלוג כן וחי, בו העובדים מרגישים כי דעתם נלקחת בחשבון וכי למנהל שלהם אכפת מהם. שיחות הערכה הם כלי רחוק ממושלם שמצליח לכסות רק מידע חלקי. אך כאשר הן נעשות בצורה כנה, מקצועית ותדירה הן בסיס נפלא לשיחות בעלות משמעות, הזדמנות אמיתית להתפתחות ולתכנון לבאות.

מקור

יש לך חברים אשר יכולים ליהנות מהטיפ הניהולי השבועי?

כל שעליך לעשות הוא להזמין אותם להירשם בתיבת הרישום באתר שלנו, ולקבל מיידית ובחינם לתיבת המייל טיפ ניהולי חיובי מידי שבוע.

כבר עשתים לנו לייק לעמוד הפייסוק של PLUS?

ניפגש בשבוע הבא,

PLUS - לארגונים טובים יותר

www.plusconsulting.co.il